Weniger Belegsuche. Mehr Überblick.
Bestellung, Lieferschein und Rechnung gehören zusammen. Wir erleichtern die Zuordnung und machen Abweichungen vor der Freigabe sichtbar.
Ein fehlender Beleg hält mehrere Menschen auf.
Im Einkauf liegt die Bestellung, im Lager der Lieferschein und bei der Buchhaltung die Rechnung. Für jede Rückfrage wird der Vorgang neu zusammengesucht. Eine gemeinsame Belegstruktur reduziert diesen Abstimmungsaufwand und zeigt, welche Information noch fehlt.
So entsteht ein funktionierender Ablauf.
Belege erfassen
Dokumente über festgelegte Eingangskanäle einem Vorgang zuordnen.
Daten abgleichen
Positionen, Mengen und Beträge nach definierten Regeln vergleichen.
Abweichungen zeigen
Fehlende Bestellbezüge, andere Einheiten oder Preisunterschiede markieren.
Prüfung übergeben
Den vorbereiteten Vorgang an die zuständige Person im Fachsystem weitergeben.
Anschaulich erklärt
Unterschiede sehen, bevor sie weiterwandern.
Dokumente zuordnen.
Beleg, Bestellung oder Bestätigung gehören zum richtigen Vorgang.
Angaben gegenüberstellen.
Mengen, Termine und andere relevante Felder werden verglichen. Eine Abweichung bleibt sichtbar.
Gezielt prüfen.
Ihr Team bewertet die Differenz und bestätigt den nächsten Schritt. Verbindliche Entscheidungen bleiben nachvollziehbar.
Was das im Alltag bedeutet.
Ein Dienstleister bestellt Material für ein Projekt. Der Wareneingang bestätigt die Lieferung. Beim Rechnungseingang findet das System die zugehörige Bestellung und zeigt eine abweichende Menge an. Der Einkauf klärt den Unterschied, bevor die Buchhaltung weiterarbeitet.
Was wir dafür brauchen.
Wir benötigen repräsentative Belege, eindeutige Kunden- und Lieferantendaten, den vorgesehenen Freigabeweg und die Schnittstellen der eingesetzten Software. Einheiten, Währungen und Rundung werden ausdrücklich festgelegt.
Was Ihr Team entscheidet.
Die Lösung unterstützt Erfassung und Organisation. Steuerliche Behandlung und fachliche Buchungsfreigabe bleiben bei den zuständigen Fachkräften. Zahlungsfreigaben sind ein eigener Prozess und werden nicht beiläufig automatisiert.
Ein überschaubarer Einstieg.
Wir starten mit einer Belegart und einer definierten Lieferantengruppe. Entscheidend sind richtige Zuordnung, erkannte Abweichungen und weniger Rückfragen. Vergleichbare Einkaufsangebote können anschließend in einer gemeinsamen Prüfansicht aufbereitet werden.
Ihre Fragen. Konkret beantwortet.
Ist das auch für Steuerkanzleien geeignet?
Ja, etwa für den Überblick über fehlende Mandantenunterlagen. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach der vorhandenen Kanzleisoftware und ihren erlaubten Zugriffswegen.
Kann KI Lieferantenangebote vergleichen?
Sie kann Positionen und Bedingungen strukturieren. Rechenregeln, Einheiten und fachliche Vergleichbarkeit müssen geprüft werden; die Einkaufsentscheidung bleibt beim Unternehmen.
Welcher Ablauf kostet Sie Zeit?
Beschreiben Sie uns eine konkrete Aufgabe. Wir klären gemeinsam den passenden ersten Schritt.
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